Entgeltabrechnung in Papierform?
Nein, elektronisch reicht
Unternehmen sind nicht verpflichtet, Entgeltabrechnungen in Papierform zu übermitteln. Die Bereitstellung eines elektronischen Dokuments genügt, entschied das Bundesarbeitsgericht mit Urteil vom 28. Januar 2025 (9 AZR 48/24).
*soweit in diesem Beitrag nur die männliche Form genannt wird, ist die weibliche / diverse Form zugleich miterfasst.
BAG, Urteil vom 28.01.2025 - 5 AZR 48/24 (PM)
Zusammenfassung der Pressemitteilung des BAG
​Die Parteien streiten darüber, ob die Entgeltabrechnung elektronisch oder in Papierform zur Verfügung gestellt werden muss.
​
Die Klägerin ist als Verkäuferin im Einzelhandelsbetrieb der Beklagten angestellt. Bei der Beklagten besteht ein digitales Mitarbeiterpostfach, in dem sämtliche Personaldokumente, insbesondere Entgeltabrechnungen, bereitgestellt und von den Beschäftigten über einen passwortgeschützten Online-Zugang abgerufen werden können. Sofern Beschäftigte nicht über ein privates Endgerät auf die im digitalen Mitarbeiterpostfach hinterlegten Dokumente zugreifen können, hat der Arbeitgeber ihnen die Möglichkeit zu eröffnen, diese im Betrieb einzusehen und auszudrucken. Die Klägerin widersprach der ausschließlichen elektronischen Bereitstellung der Entgeltabrechnungen und verlangte weiterhin die Aushändigung in Papierform.
Das Landesarbeitsgericht gab der Klage der Klägerin statt. Die Revision der Beklagten vor dem 9. Senat des BAG hatte Erfolg und führte zur Zurückverweisung der Sache an das Landesarbeitsgericht.​​
​
Das BAG entschied, dass ein Arbeitgeber die gesetzlich vorgeschriebene Textform nach § 108 Abs. 1 S. 1 GewO grundsätzlich wahrt, wenn er Entgeltabrechnungen in ein digitales Mitarbeiterpostfach einstellt. Der Anspruch eines Arbeitnehmers auf Erteilung einer Entgeltabrechnung stellt eine Holschuld dar, sodass der Arbeitgeber nicht für den tatsächlichen Zugang der Abrechnung beim Arbeitnehmer verantwortlich ist. Allerdings muss er berechtigte Interessen der Beschäftigten berücksichtigen, die privat nicht über die Möglichkeit verfügen, auf das digitale Postfach zuzugreifen.
Eine abschließende Entscheidung des Senats war allerdings nicht möglich, da bislang keine Feststellungen dazu getroffen wurden, ob die Einführung und der Betrieb des digitalen Mitarbeiterpostfachs in die Zuständigkeit des Konzernbetriebsrats fallen, da Grundlage des digitalen Mitarbeiterpostfachs eine Konzernbetriebsvereinbarung ist. Die Sache wurde zur weiteren Klärung an das Landesarbeitsgericht zurückverwiesen.
​
Fazit & Praxistipp
Das Urteil spiegelt den fortschreitenden digitalen Wandel wider und fördert die Digitalisierung in der deutschen Arbeitswelt. Es schafft Rechtssicherheit für Arbeitgeber und Unternehmen, die Entgeltabrechnungen bereits digital bereitstellen. Gleichzeitig bleibt die Verpflichtung bestehen, Beschäftigten ohne private digitale Zugangsmöglichkeiten alternative Einsichts- und Ausdrucksmöglichkeiten zur Verfügung zu stellen
Verfasserin dieses Beitrags: Janina Aue, Rechtsanwältin & Mediatorin
Kontaktieren Sie mich gern, damit wir besprechen können, wie wir zusammenarbeiten können.
